Comment faire un cahier des charge: guide clair et rapide

Soyons honnêtes, rédiger un cahier des charges, ça peut ressembler à une corvée monumentale. Pourtant, c'est précisément ce qui fait la différence entre un projet qui cartonne et un échec qui vous coûtera cher. Ce document n'est pas une simple formalité administrative ; c'est votre feuille de route stratégique, celle qui transforme une idée floue en un plan d'action concret que tout le monde comprend.

Pourquoi un cahier des charges est votre meilleure assurance projet

Pour une TPE ou une PME, un projet digital est un investissement majeur. Il est souvent décisif pour la croissance. Se lancer dans le développement d’un site e-commerce, d'un outil métier sur mesure ou d'une application sans un cadre précis, c'est comme construire une maison sans les plans de l'architecte. Les risques sont énormes : quiproquos avec le prestataire, budget qui explose et, au final, une solution qui ne répond pas du tout à vos problèmes.

Le cahier des charges agit comme un pacte de confiance entre vous et votre partenaire technique. Il met noir sur blanc les attentes de chacun et aligne toutes les équipes sur une vision commune. C'est le document de référence qui chasse les interprétations hasardeuses et les zones d'ombre.

Sécuriser votre investissement et votre calendrier

Considérez le temps passé sur ce document non comme un coût, mais comme un investissement direct dans la réussite de votre projet. Quand un besoin est bien exprimé, les devis sont plus justes et les mauvaises surprises financières beaucoup plus rares.

En France, le sujet est devenu critique pour les TPE/PME. Près de 38 % des projets numériques subissent des surcoûts ou des retards importants, très souvent à cause d’un besoin mal défini au départ. Pour une entreprise qui investit 50 000 € dans un projet, cela peut représenter une perte sèche de 10 000 à 15 000 €. Une somme qui aurait pu être sauvée par un cahier des charges solide.

Un cahier des charges bien ficelé n'est pas une contrainte. C'est l'outil le plus puissant pour garantir que le produit final correspondra exactement à ce que vous aviez en tête. Il vous donne le contrôle et la visibilité pour piloter votre projet sereinement.

Bâtir une collaboration saine et efficace

La clarté que ce document apporte est le socle d’une collaboration réussie. En définissant précisément le périmètre, les fonctionnalités attendues et les critères de succès, vous éliminez une bonne partie des frustrations et des tensions qui pourraient apparaître plus tard.

Voici les bénéfices directs d'un bon cahier des charges :

• Alignement des équipes : Tout le monde, chez vous comme chez le prestataire, rame dans la même direction.
• Prise de décision facilitée : Le document devient la référence pour évaluer toute nouvelle demande ou modification en cours de route.
• Qualité garantie : Les critères d'acceptation, définis en amont, assurent que le livrable sera bien conforme à vos exigences.

Adopter une approche structurée dès le départ, c'est la clé. Pour aller plus loin sur ce point, découvrez comment nos méthodes peuvent être mises à votre service pour sécuriser vos projets les plus complexes.

Poser les fondations stratégiques de votre document

Avant même de rêver à une liste de fonctionnalités, une pause s'impose. C'est l'étape qui donne une âme et un cap à votre projet. Zapper ces fondations, c'est comme partir en voyage sans destination : vous allez avancer, certes, mais probablement dans la mauvaise direction.

Ce travail préparatoire garantit que chaque euro investi et chaque heure passée serviront un but précis et mesurable pour votre entreprise.

Définir des objectifs métier clairs et mesurables

La toute première question à vous poser n'est pas "Que doit faire mon outil ?", mais plutôt "Quel problème métier concret mon projet doit-il résoudre ?". Un cahier des charges qui fonctionne ne part jamais d'une liste de souhaits technologiques, mais toujours d'objectifs business bien réels.

Oubliez les formulations vagues comme "améliorer notre efficacité" ou "augmenter les ventes". Soyez précis, chirurgical. Quantifiez vos ambitions. C'est cette précision qui permettra, plus tard, de juger si le projet est un succès ou juste une dépense de plus.

Quelques exemples pour transformer le flou en solide :

• Objectif vague : "On veut un nouveau site pour avoir plus de clients."

• Objectif précis : "Augmenter le nombre de leads qualifiés via le formulaire de contact de 20 % d'ici six mois."

• Objectif vague : "Il faut automatiser la gestion des commandes."

• Objectif précis : "Réduire de 30 % le temps de traitement manuel des commandes, pour passer de 15 à 10 minutes par commande en moyenne."

Ces chiffres ne sont pas des détails. Ils deviennent les indicateurs de performance clés (KPIs) de votre projet et guideront absolument toutes les décisions à venir.

La clarté de vos objectifs est directement proportionnelle à la pertinence de la solution qui vous sera proposée. Un prestataire qui comprend votre pourquoi vous livrera un comment bien plus efficace.

Identifier les acteurs clés et leurs besoins

Votre projet n'est pas conçu dans une bulle. Il sera utilisé par de vraies personnes, avec leurs habitudes, leurs contraintes et leurs attentes. Les identifier dès le début est crucial pour créer une solution qui sera non seulement fonctionnelle, mais surtout, qui sera adoptée.

Pensez à toutes les personnes qui interagiront avec le futur outil, de près ou de loin.

• Les utilisateurs finaux : Qui sont-ils ? Quels sont leurs points de friction actuels ? Un commercial sur la route n'a pas les mêmes besoins qu'un comptable au bureau.
• Les équipes internes impactées : Le service client devra-t-il répondre à de nouvelles questions ? L'équipe marketing aura-t-elle besoin d'extraire des données ?
• Les décideurs et sponsors : Quelles informations clés attendent-ils pour évaluer le retour sur investissement ?

Organisez des ateliers très courts avec un représentant de chaque groupe. L'objectif n'est pas de lister des fonctionnalités, mais de comprendre leur quotidien. Une discussion de 30 minutes avec un opérateur peut révéler une frustration majeure qu'aucune réunion de direction n'aurait pu anticiper.

Cadrer le périmètre du projet avec pragmatisme

L'une des erreurs les plus fréquentes est de vouloir tout faire, tout de suite. Le fameux "syndrome de l'objet brillant". Cette approche mène presque toujours à des projets qui n'en finissent plus, explosent les budgets et deviennent si complexes que plus personne ne veut les utiliser. C'est là qu'intervient la notion essentielle de périmètre.

Le périmètre définit clairement ce que le projet inclut et, tout aussi important, ce qu'il exclut volontairement pour cette première version. La meilleure méthode pour y parvenir est la priorisation.

Adoptez une approche simple comme la méthode MoSCoW pour classer chaque besoin potentiel :

• Must have (Indispensable) : Les fonctionnalités sans lesquelles la solution ne peut tout simplement pas fonctionner ou atteindre son objectif principal. C'est le cœur du réacteur.
• Should have (Important) : Essentiel, mais pas vital au lancement. Le projet reste viable sans, même si sa valeur est diminuée.
• Could have (Confort) : Une amélioration sympa si le temps et le budget le permettent, mais facilement reportable à une V2. C'est la cerise sur le gâteau.
• Won't have (Exclu) : Ce qui est explicitement laissé de côté pour cette version. Le dire clairement évite les malentendus et les déceptions.

Cette démarche vous force à faire des choix stratégiques. Elle permet de vous concentrer sur la livraison rapide de valeur et d'éviter l'effet "usine à gaz". Un projet bien périmétré est un projet qui a toutes les chances de voir le jour, dans les temps et les budgets.

Transformer vos besoins en exigences concrètes

Une fois la stratégie bien posée, il faut passer du rêve à la réalité. C'est l'étape où votre vision d'entreprise devient une liste d'instructions limpides pour les équipes techniques. On traduit vos objectifs en actions que des développeurs et designers peuvent comprendre, et surtout, chiffrer. C'est un moment charnière pour éviter les malentendus et s'assurer que le produit final correspondra bien à ce que vous avez en tête.

Ça peut paraître intimidant si vous n'avez pas un profil technique, mais rassurez-vous : le but n'est pas de devenir développeur. Il s'agit simplement de décrire ce que le système doit faire, pas comment il doit le faire. C'est un exercice de traduction pure.

Ce schéma simple résume le socle stratégique à bâtir avant même de lister la moindre fonctionnalité.

Définir les objectifs, identifier les utilisateurs et délimiter le périmètre : voilà les trois piliers sur lesquels vont reposer toutes vos exigences fonctionnelles et techniques. Si cette base est solide, le reste suivra logiquement.

Les exigences fonctionnelles : racontez des histoires concrètes

Les exigences fonctionnelles, ce sont simplement les actions que le système doit permettre à un utilisateur de réaliser. L'erreur que je vois partout ? Rester beaucoup trop vague. Une demande comme "je veux une recherche de produits" ne dit absolument rien à un prestataire. C'est une porte ouverte à toutes les interprétations.

Pour être efficace, mettez-vous dans la peau de l'utilisateur et décrivez son parcours, étape par étape.

• À éviter : "Un système de connexion pour les utilisateurs."
• À privilégier : "L'utilisateur doit pouvoir se connecter avec un email et un mot de passe. S'il l'oublie, il doit pouvoir le réinitialiser via un lien envoyé par email. Une fois connecté, son nom doit s'afficher en haut à droite du site."

Cette approche par scénario est bien plus puissante. Elle vous force à penser aux détails qui font toute la différence et elle permet à votre prestataire de mesurer précisément le travail à accomplir.

Mon conseil d'expert : Adoptez la méthode des "User Stories" (récits utilisateurs). C'est une façon ultra-efficace de formuler un besoin. Le format est toujours le même : "En tant que [type d'utilisateur], je veux [faire une action] afin de [obtenir un bénéfice]."

Par exemple : "En tant que client connecté, je veux sauvegarder mon panier afin de pouvoir terminer ma commande plus tard depuis mon téléphone." En une seule phrase, on a le qui, le quoi et le pourquoi. Impossible d'être plus clair.

Le tableau suivant montre comment passer d'une idée floue à une exigence précise pour différents types de projets.

Exemples d'exigences fonctionnelles par type de projet

Ce tableau illustre comment formuler des exigences fonctionnelles claires et spécifiques pour différents types de projets digitaux courants chez les TPE/PME.

Type de projet	Exigence vague (à éviter)	Exigence précise (à privilégier)
Site e-commerce	"Je veux des filtres pour les produits."	"Le client doit pouvoir filtrer les produits par catégorie, par marque et par tranche de prix (curseur de 0 à 500€). Les filtres sélectionnés doivent être cumulatifs."
Outil métier (CRM)	"Gérer les contacts."	"L'utilisateur 'Commercial' doit pouvoir ajouter un nouveau contact (nom, entreprise, email, tél), lui assigner un statut ('Prospect', 'Client') et consulter l'historique des échanges."
Projet IA	"Je veux un chatbot."	"Le chatbot doit pouvoir répondre aux 10 questions les plus fréquentes sur nos délais de livraison. S'il ne connaît pas la réponse, il doit proposer de transférer la conversation à un conseiller humain."

Comme vous le voyez, la précision élimine le risque et permet un chiffrage juste.

Les exigences techniques : pas besoin d'être ingénieur pour les définir

Les exigences techniques (ou non-fonctionnelles) décrivent la qualité du système. Performance, sécurité, compatibilité… Ce sont des sujets qui ont un impact direct sur votre business et l'expérience de vos clients, et vous avez votre mot à dire, même sans bagage technique.

Voici les points essentiels à aborder :

• Performance : C'est tout simplement la rapidité de votre outil. Une attente claire serait : "Toutes les pages du site doivent se charger en moins de 3 secondes sur une connexion 4G."
• Sécurité : C'est non négociable. Exigez des choses simples comme : "La solution doit être conforme au RGPD." ou "Les mots de passe des utilisateurs doivent être chiffrés dans la base de données."
• Compatibilité : Où votre solution doit-elle fonctionner sans accroc ? Par exemple : "Le site doit fonctionner parfaitement sur les deux dernières versions de Chrome, Safari et Firefox, sur ordinateur et mobile (iOS et Android)."
• Évolutivité : Votre entreprise va grandir, votre outil doit pouvoir suivre. Vous pouvez demander : "L'architecture doit permettre d'intégrer un nouvel outil de paiement ou un futur ERP sans avoir à tout reconstruire."

Cette rigueur n'est pas nouvelle. Elle s'inspire directement de la culture française de la commande publique, où les besoins doivent être définis avec une grande précision. Appliquer cette méthode à un projet privé, c'est utiliser une approche éprouvée pour maîtriser la qualité, les coûts et les délais.

D'ailleurs, pour beaucoup d'outils métier, la gestion documentaire est un point central. Pensez à comment un module de gestion électronique des documents pourrait s'intégrer pour centraliser et sécuriser vos informations.

En articulant clairement ces deux types d'exigences, vous donnez à votre prestataire une feuille de route précise. Vous obtiendrez une estimation juste et, surtout, une solution qui répondra vraiment à vos attentes sur le long terme.

Le nerf de la guerre : budget, planning et livrables

On a défini le "quoi" et le "comment" du projet. Très bien. Maintenant, il faut parler d'argent, de temps et de ce que vous allez recevoir concrètement. C'est le moment de poser le cadre avec les trois piliers de toute gestion de projet saine : le budget, le planning et les livrables.

Cette partie, c'est votre garde-fou. Elle transforme une simple discussion en un véritable engagement contractuel. Elle garantit que tout le monde rame dans la même direction et au même rythme.

Sans cette structure, même le projet le mieux pensé peut déraper, engendrant frustrations et coûts imprévus. C'est ici que vous vous protégez tout en donnant au prestataire une vision limpide de vos contraintes.

Ventiler le budget pour garder le contrôle

Balancer une enveloppe globale, c'est un début. Mais pour une TPE ou PME, c'est rarement assez précis pour piloter quoi que ce soit. Pour prendre les bonnes décisions en cours de route, il faut une vision plus fine des dépenses. L'approche la plus saine ? Ventiler votre budget en postes clairs et distincts.

Ça vous permet non seulement de comprendre où part votre argent, mais aussi de négocier bien plus finement avec les agences.

Voici une façon simple de le décomposer :

• Conception (UX/UI Design) : Le travail sur les maquettes, l'ergonomie, le parcours utilisateur.
• Développement : La partie "code", souvent le plus gros morceau du gâteau.
• Gestion de projet et tests : Le temps passé à piloter, tester, et s'assurer que tout fonctionne.
• Maintenance et hébergement : Les frais récurrents une fois le projet en ligne pour qu'il continue de tourner.

Un budget détaillé n'est pas qu'une simple liste de chiffres. C'est un outil stratégique. Savoir que le développement représente 60 % du coût total vous aide à trancher : on se concentre sur les fonctionnalités vitales ("Must-have") et on reporte les "nice-to-have" si ça coince.

Pensez aussi à définir les échéances de paiement. Un modèle qui fonctionne bien est de lier les paiements à des résultats concrets : par exemple, 30 % à la signature, 40 % à la livraison de la version de test (bêta), et les 30 % restants à la mise en production. Ça motive le prestataire et ça sécurise votre trésorerie.

Établir un planning réaliste avec des points de passage obligés

La question qui brûle toutes les lèvres : "Alors, c'est fini quand ?". Se focaliser uniquement sur la date finale est une erreur de débutant. Un projet long sans étapes de contrôle, c'est une boîte noire qui peut vous exploser au visage. La solution, c'est de bâtir un planning basé sur des jalons (ou "milestones").

Un jalon, ce n'est pas juste une tâche. C'est une étape majeure et vérifiable, un résultat tangible qui marque la fin d'une phase importante.

Par exemple, pour un projet de site e-commerce, ça pourrait donner ça :

1. Semaine 2 : Validation finale des maquettes graphiques (accueil et fiches produits).
2. Semaine 6 : Livraison d'une première version fonctionnelle avec le tunnel de commande opérationnel.
3. Semaine 8 : Mise à disposition de la version bêta sur un serveur de test pour vos équipes.
4. Semaine 10 : Mise en production, le site est en ligne et accessible à tous.

Ce découpage vous donne une visibilité permanente. Vous ne découvrez pas les problèmes à la dernière minute. Vous pouvez réagir et ajuster le tir à chaque étape.

Lister précisément ce que vous attendez : les livrables et critères d'acceptation

Un "livrable", c'est tout simplement ce que le prestataire doit vous remettre concrètement à la fin d'une étape. Le définir précisément évite toute zone de flou sur ce qui est inclus ou non. Si votre projet inclut des prestations, cette section peut même spécifier l'élaboration d'un modèle de devis pour une prestation de service pour formaliser ces engagements.

Qu'attendez-vous physiquement ?

• L'accès complet au code source du projet.
• Une documentation technique pour que n'importe quel développeur puisse reprendre le flambeau.
• Une session de formation de deux heures pour vos équipes.
• Les fichiers sources des maquettes graphiques (formats Figma, Sketch, etc.).

Enfin, les critères d'acceptation sont la touche finale. Ils décrivent, noir sur blanc, les conditions à remplir pour qu'un livrable soit considéré comme "terminé et conforme".

Par exemple, pour la mise en ligne d'un site web, vos critères pourraient être :

• Toutes les fonctionnalités décrites dans la section X sont opérationnelles sans bug bloquant.
• Le site atteint un score de performance d'au moins 80/100 sur Google PageSpeed Insights sur mobile.
• Le formulaire de contact envoie correctement les messages à l'adresse email spécifiée.

Ces critères objectifs font passer la validation d'un simple "j'aime / j'aime pas" à une vérification factuelle. C'est la meilleure garantie pour que le résultat final soit exactement celui pour lequel vous payez.

Adaptez le cahier des charges à votre type de projet

Un cahier des charges n'est pas un document monolithique à copier-coller. Sa pertinence dépend entièrement de la nature de votre projet. Franchement, les enjeux d'un site e-commerce B2B n'ont rien à voir avec ceux d'un outil de gestion interne pour vos techniciens. Savoir comment faire un cahier des charges qui colle à votre réalité est donc la clé pour poser les bonnes questions et obtenir un résultat qui sert vraiment vos objectifs.

Chaque type de projet a ses propres zones de complexité, ses points de vigilance et ses critères de succès. Si vous ne les identifiez pas en amont, c'est comme construire une maison sans avoir vérifié la nature du sol : vous prenez le risque de monter une solution bancale, qui répondra peut-être à une partie du besoin, mais passera à côté de l'essentiel.

Voyons ensemble quelques exemples concrets pour ajuster votre tir et vous concentrer sur ce qui compte vraiment, que vous lanciez une boutique en ligne, développiez un outil métier sur mesure ou intégriez une touche d'intelligence artificielle.

Cas pratique 1 : Pour un site e-commerce

Le vrai défi d'un projet e-commerce, ce n'est pas tant d'afficher de jolies photos de produits. La complexité, la vraie, se cache dans les flux de données qui moulinent en coulisses. Votre cahier des charges doit être d'une précision chirurgicale sur ces aspects pour vous éviter de futurs cauchemars logistiques.

Un point absolument critique : la synchronisation des stocks. Votre futur site doit-il communiquer en temps réel avec votre ERP ou votre logiciel de caisse ? Pensez à préciser la fréquence (toutes les 5 minutes ? chaque heure ?) et le sens de la synchronisation (du site vers l'ERP ou l'inverse ?). Un oubli ici, et c'est la porte ouverte aux ventes de produits hors stock, une source majeure d'insatisfaction client et de maux de tête pour votre SAV.

Penchez-vous aussi sur les règles de tarification. Ce n'est jamais aussi simple qu'il y paraît.

• Gestion des promotions : Comment les remises s'appliquent-elles ? Sont-elles cumulables ? Limitées dans le temps ? Sur certains produits seulement ?
• Tarifs B2B : Avez-vous des grilles tarifaires différentes selon les groupes de clients ? Des remises sur volume ?
• Frais de port : La livraison est-elle calculée en fonction du poids, du montant du panier, de la zone géographique ? Y a-t-il des transporteurs spécifiques à activer ?

Le diable se cache dans les détails logistiques. Un cahier des charges e-commerce réussi est celui qui cartographie avec une précision d'horloger tous les flux de données entre votre site, vos stocks, votre facturation et vos transporteurs.

Cas pratique 2 : Pour un outil métier sur mesure

Ici, l'enjeu n'est pas de séduire un client externe, mais de simplifier et d'optimiser le quotidien de vos propres équipes. Le point de départ absolu, c'est une cartographie fine des processus de travail actuels. Avant même de rêver à un outil, comprenez comment vos collaborateurs travaillent aujourd'hui, avec leurs tableurs Excel, leurs emails et leurs post-it.

Décrivez le parcours d'une tâche de A à Z. Prenons l'exemple d'un outil de gestion de chantiers. Détaillez chaque étape : de la création du devis à la planification des interventions, jusqu'à la facturation finale. Cette analyse est cruciale pour identifier les goulets d'étranglement et les tâches répétitives que votre futur outil devra pulvériser.

Le second pilier de ce type de projet, c'est la gestion des rôles et des droits d'accès. Qui fait quoi ? Et surtout, qui a le droit de voir quoi ?

Listez les différents profils d'utilisateurs et leurs permissions spécifiques :

• Le commercial : peut créer et modifier des devis, mais ne voit pas les marges.
• Le technicien : consulte son planning, saisit ses rapports d'intervention sur sa tablette, mais ne peut pas voir les informations des autres techniciens.
• Le dirigeant : a accès à tous les tableaux de bord et aux statistiques de rentabilité en un clic.

Un outil métier performant, c'est un outil qui épouse parfaitement les processus et la hiérarchie de votre entreprise. Un module de gestion des chantiers bien conçu, par exemple, peut transformer radicalement la productivité d'une PME du BTP simplement en structurant ces flux.

Cas pratique 3 : Pour un projet intégrant de l'IA

L'intelligence artificielle, ce n'est pas de la magie. Elle a besoin d'un cadre très clair pour être efficace. Un cahier des charges pour un projet IA doit donc se concentrer sur trois éléments fondamentaux : l'objectif, les données et la mesure du succès.

D'abord, définissez un objectif métier unique et précis. "Utiliser l'IA" n'est pas un objectif, c'est un vœu pieux. "Prédire les risques de désabonnement de nos clients premium" en est un. "Automatiser le tri des emails entrants du support client par catégorie de problème" en est un autre. Soyez spécifique.

Ensuite, identifiez vos sources de données. L'IA se nourrit de données, c'est son carburant. De quelles informations disposez-vous pour entraîner votre modèle ? Pour prédire des ventes, il vous faudra l'historique des commandes, les données de navigation sur votre site, peut-être même la météo. Listez ces sources et soyez honnête sur leur qualité et leur accessibilité.

Enfin, fixez des indicateurs de succès mesurables. Comment saurez-vous que l'IA fait son job ?

• Pour un système de recommandation produit : "Augmenter le panier moyen de 15 % d'ici 6 mois".
• Pour un outil de prédiction : "Atteindre un taux de précision de 95 % dans l'identification des produits défectueux en sortie de chaîne".

Ces exemples le montrent bien : chaque projet a sa propre grammaire. Des projets spécifiques comme la mise en place d'un programme de formation nécessitent aussi une approche dédiée. Pour vous aider, il existe des ressources pratiques comme ces modèles de cahier des charges de formation qui peuvent vous donner une bonne base de départ. L'important, c'est de toujours repartir du terrain et des enjeux qui vous sont propres.

On se pose toujours mille questions avant de se lancer dans un cahier des charges, même avec la meilleure méthode du monde. C'est parfaitement normal. Pour balayer les derniers doutes, attaquons-nous directement aux interrogations qui reviennent sans cesse chez les dirigeants de TPE et PME. L'idée est simple : vous donner des réponses claires, concrètes, pour que cet exercice perde son côté intimidant.

Vous allez voir, rédiger un cahier des charges est bien plus accessible qu'on ne l'imagine, surtout si on se concentre sur une seule chose : expliquer clairement ce dont on a besoin.

Quelle est la longueur idéale pour ce document ?

Il n’y a pas de chiffre magique. La bonne longueur dépend uniquement de la complexité de votre projet. Pour un simple site vitrine de cinq pages, on sera logiquement autour de 5 à 10 pages. À l'inverse, pour un outil métier complexe qui doit se brancher à d'autres logiciels, on peut vite grimper à 20 ou 30 pages.

Mais le vrai objectif n'est pas le nombre de pages, c'est la clarté. Un document trop court sera flou et ouvrira la porte à toutes les interprétations. Un document trop long risque de noyer les informations vraiment importantes.

Misez sur la précision, pas sur le volume. Mieux vaut 10 pages qui décrivent parfaitement 5 fonctionnalités clés que 50 pages qui survolent 100 idées vagues. La règle d'or est simple : est-ce qu'une personne extérieure à votre entreprise peut comprendre exactement ce que vous attendez en lisant ce document ? Si la réponse est oui, vous tenez la bonne longueur.

Faut-il vraiment que je le rédige tout seul ?

Surtout pas ! C'est même une très mauvaise idée. En tant que porteur de projet, vous êtes bien sûr le pilote, mais la rédaction d'un cahier des charges est un travail d'équipe. Vous ne pouvez pas tout savoir, ni avoir toutes les perspectives.

Faites participer les bonnes personnes pour enrichir le document :

• Les futurs utilisateurs : Bloquez 30 minutes avec un commercial ou un technicien. Leurs retours du terrain sont une mine d'or pour définir des fonctionnalités qui serviront vraiment.
• Vos équipes en interne : Le marketing, le service client… chaque département a son propre angle de vue qui peut complètement changer la donne sur la conception du projet.
• Votre prestataire potentiel : N'ayez pas peur de soumettre une première version (une V1) à une agence. Un bon partenaire vous posera les bonnes questions, celles qui vous aideront à affiner votre besoin et à ne rien oublier.

Ce document n'est pas un examen que vous passez en solo. C'est un outil pour communiquer, qui doit se nourrir de l'intelligence collective de votre entreprise et de vos futurs partenaires.

Comment je fais si je n'y connais rien en technique ?

C'est la peur numéro un, et elle est tout à fait légitime. Mais je vous rassure : personne ne vous demande d'écrire du code ou de dessiner l'architecture d'un serveur. Votre rôle, c'est de décrire le "quoi" (ce que l'outil doit faire), pas le "comment" (la façon technique de le construire).

Si vous ne savez pas quel langage de programmation choisir ou quel type d'hébergement est le plus adapté, ce n'est absolument pas un problème. Concentrez-vous sur ce que vous maîtrisez sur le bout des doigts : votre métier.

Décrivez les problèmes que vous voulez régler et les résultats que vous attendez. Par exemple :

• Au lieu d'écrire : "Il faut une base de données optimisée avec des requêtes rapides."
• Dites plutôt : "Quand je recherche un client par son nom, sa fiche doit apparaître en moins d'une seconde, même si j'ai 10 000 clients dans la base."

Là, vous exprimez un besoin fonctionnel et une attente de performance. C'est le boulot du prestataire de vous proposer la solution technique pour y arriver. Votre expertise, c'est votre business, et c'est ça qui doit ressortir de votre cahier des charges.

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